EDI e Faturação Eletrónica: O Que Precisa Saber

O EDI já é uma prática comum entre grandes empresas, mas ganhou destaque com a introdução da faturação eletrónica no setor público, onde o seu uso se tornou obrigatório. Este artigo explica as vantagens que o EDI pode trazer às empresas em termos de recursos e tempo, entre outros benefícios.

O Que é o EDI?

O EDI, sigla para Electronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrónico de Dados), é uma tecnologia que permite a transferência e importação digital de dados de documentos entre entidades. Utilizando formatos estruturados, como XML, CIUS-PT ou UBL2.1, o EDI assegura que a informação gerada num dispositivo, como uma fatura, seja recebida e importada corretamente e automaticamente noutro dispositivo.

Devido à sua fiabilidade, o EDI é um procedimento aprovado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) para a faturação eletrónica entre empresas privadas, conforme estipulado no Decreto-Lei n.º 28/2019. É também um requisito obrigatório para fornecedores do setor público.

Para Que Serve o EDI?

Cada produtor de software utiliza linguagens de programação e estruturas próprias, resultando em sistemas de dados diversos. Isto significa que, embora documentos possam ser exportados em formatos digitais como PDF, a sua transferência automatizada para outros sistemas não é viável sem uma estrutura comum de parâmetros.

O EDI proporciona essa estrutura comum e parametrizada, conforme a legislação e requisitos aplicáveis, permitindo a transferência de dados entre empresas com mínima interferência humana.

EDI e Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos

A implementação da faturação eletrónica no setor público iniciou-se com o Decreto-Lei n.º 111-B/2017, que transpôs a Diretiva 2014/55/UE. Posteriormente, o Decreto-Lei n.º 123/2018 definiu os prazos de adoção, diferenciando entre tipos e dimensões de empresas.

Os prazos para emissão de faturas eletrónicas para o setor público são:

• Grandes empresas: a partir de 1 de janeiro de 2021.
• Micro, pequenas e médias empresas: até 31 de dezembro de 2024.

A proposta de Lei n.º 109/XV/2ª (GOV), de 14 de novembro de 2023, estendeu a aceitação de faturas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024, com a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos a partir de 1 de janeiro de 2025.

A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (eSPap, I.P.), é responsável pela coordenação e implementação da faturação eletrónica, adotando o modelo de dados semânticos CIUS-PT como norma para o setor público, incluindo também documentos no formato XML.

EDI e Faturação Eletrónica nas Empresas

O Decreto-Lei n.º 28/2019 regulamenta a emissão de faturas eletrónicas entre empresas privadas, formalizando regras para garantir a validade e fidedignidade das faturas digitais, equivalentes às faturas em papel. Para garantir a autenticidade e integridade dos documentos fiscais, as empresas devem:

• Adotar uma assinatura eletrónica qualificada.
• Utilizar um sistema de EDI, com um “Acordo-tipo EDI europeu” para dispor das disposições jurídicas necessárias.

Vantagens do EDI para as Empresas

A implementação do EDI e a uniformização da faturação eletrónica trazem várias vantagens, incluindo:

Simplificação e Automatização dos Processos A estandardização do formato de transmissão de dados facilita a integração direta nos sistemas de gestão (ERP) e permite a troca de informações entre sistemas de forma automática e simplificada.

Menores Custos de Processamento A digitalização dos documentos reduz os custos de processamento e administrativos, incluindo despesas com impressão e papel.

Maior Confiança e Menor Risco de Fraude ou Evasão O EDI assegura que a informação não se perde, é de fonte fidedigna e está correta, proporcionando uma segurança adicional.

Redução dos Tempos e Maior Agilidade A rapidez na transmissão de dados e na emissão de faturas permite acelerar os processos de pagamento e simplificar a contabilidade.

Faturação Mais Amiga do Ambiente A redução do uso de papel diminui os custos e contribui para a sustentabilidade ambiental, uma preocupação crescente para o setor público e privado.

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