Nos últimos anos, várias medidas têm sido adotadas para diminuir a necessidade de faturas impressas, promovendo o conceito de faturas sem papel. Este artigo explora este conceito, os requisitos e obrigações legais, bem como as vantagens que estas faturas podem trazer à sua empresa.

Faturas sem Papel: O que Diz a Legislação

Para além da regulamentação da faturação eletrónica em Portugal baseada nas diretivas europeias, existe legislação específica sobre faturas sem papel e a sua transmissão eletrónica.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, assim como à conservação de livros, registos e documentos de suporte, aplicáveis aos sujeitos passivos de IVA. Este decreto prevê a possibilidade de dispensa da impressão de faturas, criando as condições para a fatura sem papel, conforme previsto no programa SIMPLEX.

Especificamente, o artigo 8.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 aborda a impressão de faturas, estipulando na alínea c) do n.º 1 que os sujeitos passivos estão dispensados da impressão ou transmissão eletrónica das faturas para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, exceto se este o solicitar, desde que optem pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas referidos no n.º 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, à AT em tempo real.

A Portaria n.º 144/2019, de 15 de maio, define os termos e condições para que os sujeitos passivos possam optar pela dispensa da impressão das faturas em papel. Para tal, é necessário comunicar previamente essa opção à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) através do Portal das Finanças.

As condições para exercer a opção de fatura sem papel incluem:

• Emissão de faturas através de programa informático certificado;
• Cumprimento da obrigação de comunicação dos elementos das faturas, conforme o artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012;
• Comunicação em tempo real do conteúdo das faturas aos destinatários por meio eletrónico;
• Comunicação dos elementos das faturas à AT por transmissão eletrónica de dados, através de ficheiro SAF-T (PT).

O Programa SIMPLEX 2022

O SIMPLEX é um programa de modernização administrativa em Portugal, iniciado em 2006, que visa simplificar processos administrativos para beneficiar tanto indivíduos quanto empresas.

O retorno do programa SIMPLEX em 2022 trouxe 48 novas medidas, anunciadas em 19 de julho, incluindo a fatura sem papel. Esta medida, pertencente à área de digitalização e modernização administrativa, pretende implementar, até ao quarto trimestre de 2022, o envio de faturas eletrónicas a cidadãos e empresas por e-mail, como substituto da versão física da fatura – por opção do contribuinte, conforme regulado pela Portaria n.º 144/2019.

Obrigatoriedade da Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos

A obrigatoriedade das faturas sem papel em contratos públicos está prevista na Diretiva 2014/55/UE, de 16 de abril, com o Código dos Contratos Públicos (CCP) alterado pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017. Os prazos de adoção desta obrigatoriedade são:

• Grandes empresas: 1 de janeiro de 2021;
• Micro, pequenas e médias empresas, e entidades públicas enquanto cocontratantes: 31 de dezembro de 2024.

Nota: Inicialmente prevista para janeiro de 2024, a implementação da Faturação Eletrónica em contratos públicos foi adiada para janeiro de 2025, conforme a proposta de Lei nº 109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023.

Vantagens da Desmaterialização das Faturas

A desmaterialização das faturas apresenta várias vantagens para as empresas, incluindo:

• Redução de custos com a diminuição do consumo de papel;
• Celeridade no envio das faturas por transmissão eletrónica, encurtando prazos de pagamento;
• Criação de um arquivo digital de fácil consulta e sem risco de perda ou danos;
• Maior segurança e redução do risco de fraude, graças às assinaturas digitais e certificados necessários;
• Maior eficiência e automatização do processo de faturação, libertando recursos para outras atividades;
• Menor pegada ambiental, melhorando a perceção pública da empresa e contribuindo para a sustentabilidade.

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