Assinatura Digital Certificada: Vantagens e Aplicações para a Sua Empresa

A digitalização de procedimentos e a consequente redução da utilização de documentos em papel exigem a garantia da autenticidade dos documentos através da assinatura digital certificada, que possui a mesma validade legal de uma assinatura manuscrita. Este artigo aborda as vantagens e a aplicação da assinatura digital certificada, especialmente em documentos fiscais.

O Que é uma Assinatura Digital Certificada?

Uma assinatura digital certificada é um método de assinatura de documentos digitais que garante a autenticidade, integridade e proteção contra fraudes. Utiliza um sistema criptográfico que gera duas chaves interdependentes: uma chave privada, que permite ao titular reclamar a autoria do documento, e uma chave pública, que permite ao destinatário confirmar a autoria e integridade do documento.

Vantagens da Assinatura Digital Certificada para a Sua Empresa

Aumento da Segurança dos Dados A certificação digital e a criptografia garantem que os dados dos documentos digitais sejam seguros e fidedignos. Isso assegura que as informações não sejam violadas, oferecendo proteção contra perda e fuga de dados confidenciais, algo que os documentos em papel não podem garantir.

Aumento da Produtividade e Eficiência Assinar documentos digitalmente economiza tempo, eliminando a necessidade de impressão, assinatura física, carimbo e envio por correio. A assinatura digital pode ser feita com poucos cliques, aplicável a faturas, contratos e outros documentos.

Redução dos Custos A eliminação da impressão de documentos reduz custos com papel, material de impressão e envio postal. Além disso, o armazenamento digital diminui os custos associados ao arquivo físico de documentos.

Sustentabilidade Reduzir o consumo de papel e as deslocações para distribuição de documentos demonstra um compromisso com a sustentabilidade. Além de reduzir o impacto ambiental, essa prática pode melhorar a imagem da sua empresa perante os clientes.

Portabilidade A assinatura digital permite assinar documentos a partir de qualquer dispositivo, independentemente da localização física, agilizando processos e eliminando atrasos.

Aplicação da Assinatura Digital Certificada na Faturação

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, estabeleceu as condições para a “faturação sem papel”, permitindo que documentos fiscais sejam enviados e arquivados digitalmente. Este decreto introduziu requisitos legais para garantir a autenticidade e integridade dos documentos, que podem ser cumpridos através de:

• Assinatura digital qualificada.
• Selo eletrónico qualificado.
• Sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).

A assinatura digital qualificada é uma forma específica de assinatura digital certificada para documentos fiscais eletrónicos. Emitida por uma entidade credenciada pelo Gabinete Nacional de Segurança, identifica inequivocamente o responsável pelo documento, equivalendo a uma assinatura física.

Obrigatoriedade de Assinatura Digital nos Documentos Fiscais

Desde a entrada em vigor da legislação, as faturas enviadas em formato PDF, via e-mail ou outra forma eletrónica, só são consideradas faturas eletrónicas quando possuem um certificado digital. A obrigatoriedade da assinatura digital certificada para documentos fiscalmente relevantes entra em vigor a 1 de janeiro de 2025.

A proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), de 14 de novembro de 2023, permite a aceitação de faturas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024, com a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos a partir de 1 de janeiro de 2025.

Como Cumprir a Obrigação da Assinatura Digital Certificada

Para cumprir a legislação e aproveitar as vantagens da digitalização, a sua empresa deve adotar um sistema de assinatura digital certificada para documentos fiscais. A Cegid Yet oferece soluções de faturação eletrónica que garantem o reconhecimento e conformidade das suas assinaturas digitais.

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