O armazenamento de documentos em papel tem sido o método tradicional de registar e guardar informações importantes para indivíduos e empresas. Contudo, este método apresenta várias limitações e problemas, como o risco de danos ou extravio dos documentos, ocupação de espaço e desgaste com o tempo, o que pode levar à perda de informação.

O Que é um Arquivo Digital?

Um arquivo digital é uma forma de armazenar documentos importantes de uma empresa em formato digital, em vez do tradicional arquivo em papel. Ao invés de guardar a documentação em formato físico no local de trabalho, esses documentos são alojados num sistema virtual, geralmente centralizado. Este sistema é acessível a todos os membros da organização autorizados, através de canais digitais.

Vantagens do Arquivo Digital em Relação ao Arquivo em Papel

O arquivo digital oferece várias vantagens em comparação com os métodos tradicionais de armazenamento de documentos, incluindo:

Menor Necessidade de Espaço Com o arquivo em papel, empresas acumulam faturas, recibos, notas de encomenda e outros documentos, resultando numa grande quantidade de papelada que precisa ser armazenada, ocupando espaço significativo. No arquivo digital, todos esses documentos em papel são substituídos por formatos virtuais, reduzindo drasticamente as necessidades de espaço – ou até mesmo eliminando-as, no caso de armazenamento na cloud.

Maior Facilidade de Consulta Consultar documentos em papel pode ser um processo moroso, exigindo a procura física dos mesmos. No arquivo digital, a consulta de documentos é muito mais fácil e rápida, bastando uma pesquisa no sistema para encontrar o ficheiro desejado. Além disso, se o arquivo estiver na cloud, é possível aceder aos documentos a partir de qualquer lugar e dispositivo com conexão à Internet.

Eliminação do Consumo de Papel O arquivo tradicional utiliza papel, gerando custos de aquisição, impressão e armazenamento, além de impactar a sustentabilidade. O arquivo digital elimina a necessidade de papel, reduzindo custos e contribuindo para práticas empresariais mais sustentáveis.

Maior Segurança dos Dados Os documentos em papel podem ser extraviados, roubados ou falsificados, criando riscos para a segurança da informação. Os arquivos digitais mitigam esses riscos, oferecendo melhores defesas contra o furto de informação e permitindo a certificação de documentos para garantir a sua autenticidade.

Maior Permanência dos Documentos Os documentos em papel podem ser danificados ou deteriorar-se com o tempo, resultando na perda de registos. Os documentos digitais não sofrem os mesmos riscos físicos, embora possam estar sujeitos à corrupção de ficheiros. No entanto, esses riscos podem ser contornados com o uso da cloud.

Arquivos Digitais na Cloud

Embora as informações digitais também possam ser perecíveis, a cloud oferece uma solução robusta para o armazenamento de dados. Em vez de estarem localizados num único dispositivo, os documentos armazenados na cloud existem na Web e podem ser acedidos a partir de vários dispositivos, independentemente da sua localização física. A cloud garante não só fácil acesso ao arquivo digital, mas também uma maior segurança a longo prazo dos dados, já que não depende de um sistema de armazenamento físico.

Digitalize os Seus Documentos de Faturação com a Cegid Yet

A transição digital não se limita ao arquivo de dados. A faturação, tradicionalmente dependente de documentos em papel, também beneficia significativamente da digitalização, reduzindo o desperdício de papel e agilizando processos.

A Cegid Yet lidera a inovação e performance na área de faturação eletrónica, oferecendo uma solução de EDI e faturação eletrónica que cumpre todas as exigências e obrigações legais do intercâmbio eletrónico de dados. Esta solução oferece maior segurança dos dados, integração com software de gestão e armazenamento digital dos documentos, permitindo fácil consulta através da cloud.

Entre em contacto connosco para descobrir como uma solução Cegid Yet pode beneficiar a sua empresa.